Videoconferencia: 10 consejos para conversaciones exitosas
Videoconferencia – Así es cómo funcionan las reuniones profesionales a través de vídeo
La videoconferencia se ha convertido en una parte integral de la cultura de reuniones en muchas empresas. Esto se debe principalmente al cambio de las estructuras de trabajo. En muchas empresas, los empleados están distribuidos en varios lugares o trabajan desde sus oficinas en casa, por lo que el trabajo de los proyectos a menudo tiene que llevarse a cabo a través de las fronteras de la ciudad o incluso nacionales. Además, a menudo ni los clientes ni los proveedores de servicios externos de una empresa están situados en el mismo lugar.
Por lo tanto, la solución para muchas empresas es …de la videoconferencia. Mientras tanto, las posibilidades técnicas permiten realizar videollamadas con un gran número de participantes, que están todos conectados desde diferentes lugares. Sin embargo, no es suficiente con «Ordenador y micro encendido»: Para asegurar que la conferencia virtual sea profesional y orientada al objetivo, te damos diez consejos importantes para la preparación y la implementación. Después de todo, no querrás terminar en una conferencia como esta:
Las videoconferencias deben estar bien preparadas
Incluso si no tienes que preparar sillas y mesas para los participantes y encargarte del catering de una videoconferencia, se requiere cierta preparación:
1. Elegir la tecnología apropiada
En teoría, las videoconferencias pueden realizarse desde cualquier terminal con conexión a Internet y monitor. Suele tratarse de un ordenador portátil o un sistema de videoconferencia. Para las reuniones profesionales siempre se debe utilizar una potente tecnología de conferencias con proyector y, dependiendo de sus necesidades, varios monitores.
La cámara utilizada debe tener al menos Full-HD para que pueda ver claramente a su homólogo. Los micrófonos, altavoces o equipos de manos libres están mejor equipados con un cancelador de eco, que suprime la retroalimentación y los ruidos de eco desagradables incluso en una habitación con mala acústica.
Una conexión potente a Internet también es esencial para que las videoconferencias no tengan interferencias. Esto debería ser capaz de transferir al menos 1 Mbit/s tanto en la subida como en la bajada. Por supuesto, esto también requiere un hardware con la potencia de procesamiento adecuada.
2. Anunciar la videoconferencia a tiempo
Para asegurar que todos los participantes tengan tiempo de asistir a la reunión a través de vídeo, es mejor anunciar la reunión a tiempo e invitar a sus invitados por correo electrónico. En la invitación, también puedes decirles cuánto tiempo durará la reunión, el orden del día y cómo pueden prepararse para ella.
Algunos instrumentos de conferencia también permiten incluir un enlace que lleva a los participantes directamente a la conferencia. Pero aunque la moderna tecnología de conferencias puede unir a muchos participantes, es importante no invitar a demasiados invitados. De lo contrario, la videoconferencia se volverá rápidamente confusa y poco efectiva.
3. No te saltes la fase de prueba
Las videoconferencias en las que uno de los participantes lucha en vano con el micrófono o en las que los diálogos se procesan en trozos de conversación debido a una conexión a Internet defectuosa son desagradables para todos los participantes. Por lo tanto, prueba la calidad del sonido, la imagen y la transmisión con antelación para que todo esté listo sin errores al comienzo de la conferencia.
4. El ambiente correcto cuenta
Para una videoconferencia profesional, selecciona una habitación adecuada de antemano. La sala debe estar ubicada y equipada de tal manera que no haya interferencia de personas que entren o ruido de fondo. También asegúrate de que la iluminación sea agradable: es mejor evitar la retroiluminación y la luz solar directa. Para evitar distracciones, no coloques objetos reflectantes cerca de la cámara.
Para teleconferencias desde la oficina en casa: Para asegurarse de que el foco de la conferencia virtual no está en la habitación sino en uno mismo, es mejor sentarse frente a una pared vacía y monocromática. Las estanterías, los cuadros o los artículos decorativos sólo te distraen innecesariamente.
5. Las reuniones virtuales son reuniones de negocios
Las videoconferencias se diferencian de las reuniones cara a cara sólo en que sus participantes no están o no están completamente sentados con usted en la misma sala. Por eso no se ahorra una preparación minuciosa del contenido de la conferencia: Elabora un plan de reuniones y prepara documentos importantes para no tener que levantarte en medio de la conferencia y salir de la sala.
6. Limpia tu ordenador
Uso compartido de escritorio de palabras clave: Muchas soluciones empresariales para videoconferencias ofrecen la función de que otros participantes puedan ver tu escritorio, acceder activamente a él o que tú mismo puedas compartir las pantallas con los participantes. ¡Así que limpia tu ordenador de antemano! Las fotos de fiestas embarazosas o documentos privados no deben ser usados en reuniones de vídeo profesionales.
Se aplican normas especiales de comunicación para las videoconferencias.
Incluso durante una conferencia virtual, se puede crear una atmósfera de discusión profesional con algunos comportamientos básicos.
7. Tu voz en el centro, y nada más
Los micrófonos de los ordenadores y los sistemas de videoconferencia son hoy en día tan sensibles que a veces amplifican desagradablemente hasta el más pequeño ruido de fondo. Por lo tanto, si es posible, apaga cualquier fuente de ruido. Esto incluye no sólo el timbre del teléfono o la discusión ruidosa con los colegas de la habitación de al lado, sino también el tintineo de una taza de café en un platillo, el fuerte despeje de la garganta o el crujido del papel.
8. Ponte en el centro de atención profesionalmente
Siempre piensa en cómo miras a tu contraparte. Esto es especialmente cierto cuando se está en una conferencia en sus habitaciones privadas: No te sientes frente a la cámara en medio de tu lavado sin terminar o del caos de la oficina y no uses ropa de ocio manchada.
9. Comunicarse de acuerdo con la tecnología de vídeo
En una videoconferencia, el flujo natural de la conversación suele ser más difícil de lograr que en una reunión con las personas realmente presentes: Los movimientos se retrasan, las expresiones faciales y los gestos pueden no ser interpretados correctamente, y el rango de movimiento de los participantes es limitado. Por esta razón debe adaptar su comportamiento de comunicación a la tecnología:
- Siempre deja que el orador termine.
- Si es posible, mira directamente a la cámara.
- Evita los gestos salvajes.
- Deja que un moderador dirija la discusión.
10. tu salvador en apuros: los minutos de una conversación
Si se producen problemas técnicos durante una reunión virtual, puede asegurarse de que todos los participantes reciban la información más importante enviándoles después un protocolo de reunión.
¿Para qué conversaciones es adecuada una videoconferencia y para cuáles no?
La videoconferencia es una forma ideal de tener conversaciones rápidas y rentables con socios comerciales, clientes y colegas de todo el mundo. Sin embargo, no todos los temas de conversación son adecuados para ser discutidos a través de este medio.
Un encuentro virtual es adecuado:
- Para proyectos cuyos participantes trabajan en diferentes lugares
- Para evaluar regularmente el progreso de los trabajos
- Para discutir estrategias
- Para las entrevistas de trabajo en la primera fase (primera reunión)
- Para la conexión de los participantes que no pueden asistir a una reunión presencial
Estas conversaciones, por otra parte, se llevan mejor en persona:
- Entrevistas en una etapa avanzada, aunque debería ser posible un encuentro personal
- Reuniones en las que se discuten temas difíciles o desagradables de especial importancia (reestructuraciones de empresas, despidos, caídas de ventas, etc.)
- Reuniones que duran varias horas, ya que pueden ser muy estresantes para los participantes
Toda tecnología tiene sus límites: correctamente planificada y utilizada, las videoconferencias son, sin embargo, herramientas ideales para reuniones de negocios profesionales y discusiones de negocios. ¿Quieres saber cómo descargar e instalar Zoom en español?
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